Dans le domaine des archives, l'indexation correspond à une description normalisée et thématique d'un ou de plusieurs documents, souvent sous la forme de mots-clés, permettant ainsi une valorisation élargie des contenus documentaires et un accès rapide à une information ponctuelle. A ce titre, l'indexation collaborative représente un élargissement de cette démarche, les contributeurs pouvant également participer à l'identification de certains documents d'archives par le simple ajout de mots-clés, permettant ainsi d'accentuer certains aspects du documents. En somme, il s'agit d'un enrichissement par et pour les internautes. Pour se faire, il suffit juste consulter les tutoriels d'indexation et de suivre les indications mises à disposition.
Cette démarche est entièrement gratuite, une simple inscription suffit, et fonctionne sur la base du volontariat. En outre, la notion de collaboration est ici primordiale, car elle sous-tend celles d'entraide, de partage et d'interactivité. En participant à cette démarche, le contributeur s'inscrit dans un travail collectif et s'engage à respecter la charte de l'indexeur, gage du sérieux et de l'authenticité des informations délivrées.
Tous les fonds ne sont cependant pas sujet à l'indexation collaborative. En effet, la pertinence de cette dernière est davantage pregnante sur les fonds numérisés. A ce titre, les fonds qu'il est ici possible d'indexer sont :
> Les registres paroissiaux et d'Etat civil ;
> Les registres de recensement et de dénombrement de la population ;
> La collection de cartes postales des Archives de Sevran.