Les archives, qu'elles soient publiques ou privées, obéissent à une réglementation stricte et réglementée concernant les délais de communicabilité ainsi que les droits de reproduction et de réutilisation.

> Régime de communication et délais de communicabilité

     L'article L. 213-1 du livre II du Code du patrimoine énonce le principe de communicabilité immédiate et de plein droit des archives publiques. Néanmoins des exceptions à ce principe ont été définies concernant certaines catégories de documents (art. L. 213-2), avec la possibilité d'un accès anticipé aux documents non librement communicables après demande de dérogation par le demandeur. Concernant les archives d'origine privée, leur communicabilité dépend des conditions préalablement fixées par la personne physique ou morale donatrice ou dépositaire.

     Mais outre ces dispositions législatives, l'accès aux documents, et plus largement à l'information, est également régi par deux commissions indépendantes mais complémentaires, la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) et la CADA (Commission d'Accès aux Documents Administratifs), auxquelles il est possible de se référer.

     Cependant, dans certains cas, il peut arriver que des documents ne soient pas communicables du fait de leur fragilité, ou temporairement indisponibles pour cause de restauration ou de numérisation.

> Modalités de reproduction et de réutilisation

     En accord avec l'article L. 213-1 du livre II du Code du patrimoine ainsi qu'avec les lois "informatiques et libertés" et "CADA", évoqués précédemment, sauf exceptions, tout lecteur est autorisé à photographier un document librement communicable en salle de lecture. Il est également donné la possibilité au lecteur de demander la photocopie de documents d'archives, et ce à titre gratuit, sans que le nombre de copies demandées ne dépasse un certain seuil de raisonnabilité.

     Toutefois, bien que la reproduction de documents soit autorisée, leur réutilisation fait l'objet d'un contrôle plus encadré. Dans le cadre d'archives privées, les conditions de réutilisation, comme celles de communicabilité, sont définies au préalable par le donateur ou le dépositaire et peuvent faire l'objet de dispositions liées aux droits de la propriété intellectuelle. En revanche, la réutilisation de données publiques, c'est-à-dire dont la finalité diffère de celles généralement attribuées aux missions de service public aux seins desquelles elles ont été produites ou reçues, obéit à un triptyque réglementaire définit comme suit :

• La réutilisation de données publiques à des fins privées et sans projet de diffusion est libre et gratuite ;
• La réutilisation de données publiques à des fins non lucratives avec projet de diffusion est gratuite, mais soumise à une autorisation préalable de l'autorité propriétaire des documents concernés (licence gratuite) ;
• La réutilisation de données publiques à des fins lucratives et commerciales est payante et devra obligatoirement être avalisée par l'autorité compétente (licence payante).

     Quoi qu'il en soit, pour n'importe lequel de ces cas, le lieu de conservation et la cote des documents en question se doivent d'apparaître lors de leur réutilisation (ex. : Archives municipales de Sevran, 4Fi152)